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The Nordic Word, ein Anfang 2010 gegründeter kleiner Sprachdienstleister, übersetzt jährlich mehr als zwei Millionen Wörter. Wie der Name bereits verrät, bietet das Unternehmen Übersetzungen in die nordischen Sprachen – Dänisch, Finnisch, Schwedisch, Norwegisch und Isländisch (wenn Sie nett fragen) – sowie Englisch in alle Richtungen an. Nach bescheidenen Anfängen als „Ein-Mann-Betrieb“ hat das Unternehmen mittlerweile vierzehn Kernlinguisten und hat seither ein kontinuierliches Wachstum zu verzeichnen. Mitte 2015 begann Richard Green, Eigentümer und Gründer von The Nordic Word, nach Möglichkeiten zu suchen, den Workflow im Unternehmen zu optimieren, und startete einen 30-tägigen kostenlosen Test von Memsource. Er hat es bis heute nicht bereut.
The Nordic Word besteht aus einem kleinen Team von freiberuflichen Übersetzern und Lektoren. Zusammen decken sie viele Bereiche ab, sind jedoch auf Wirtschaft und Handel, Finanzen und Marketing spezialisiert. Die größte Herausforderung für das Unternehmen ist die Saisonalität des nordischen Übersetzungsmarktes. In den auftragsstärksten Monaten (normalerweise März und April) kann The Nordic Word dreimal so viele Wörter übersetzen wie im Sommer, wenn viele nordische Unternehmen von den traditionellen Mittsommerferien Ende Juni bis Mitte August auf „sommartider“ (Sommer-Arbeitszeit) umstellen. „Zum Glück hilft Memsource dabei, einen Großteil des Projektmanagements in unseren stärker ausgelasteten Zeiträumen zu erleichtern“, so Richard.
Vor Memsource: Ein mühsamer manueller Prozess
Vor Memsource nutzte The Nordic Word ein serverbasiertes CAT-Tool, fand jedoch, dass das Hin- und Her-Versenden von E-Mails und das mehrstufige Projektmanagement für sein Geschäftsmodellermüdend und nicht nachhaltig waren.
„Im Nachhinein war es ein mühsamer Prozess, Dateien vorzubereiten, zu analysieren, manuell per E-Mail zu versenden, darauf zu warten, dass diese zurückgesendet würden, sie an einen Korrekturleser zu senden, dann wieder zum Übersetzer zurück und sie dann für die Lieferung vorzubereiten.“
Als Richard begann, nach einer Alternative Ausschau zu halten, war sein Hauptkriterium das automatisierte Projektmanagement. Da es sich bei Memsource um eine cloudbasierte Plattform handelt, konnte The Nordic Word den Projektmanagementprozess vereinfachen und einen nahtlosen, automatisierten Workflow erstellen.
„Ganz ehrlich, erst als ich mich entschied, mit Memsource Kontakt aufzunehmen, um einen kostenlosen Test zu vereinbaren, begannen sich mir die vielen anderen Vorteile der Plattform zu erschließen und ich entschied schnell, dass dies die Lösung für uns sein würde.“
Die Lösung: Eine automatisierte, kooperative, skalierbare Plattform
Automatisierung
Der automatisierte Workflow von Memsource ermöglicht es The Nordic Word, die Projektmanagement- und Verwaltungskosten auf ein Minimum zu beschränken. Dies trägt wiederum dazu bei, die Gemeinkosten niedrig zu halten, was sowohl für die Kunden als auch für die Übersetzer zu fairen Preisen führt.
„Unsere Korrekturleser werden automatisch benachrichtigt, sobald eine Übersetzung fertig ist, so dass sie sofort mit der Arbeit beginnen können. Ein Projektmanager muss dadurch keine Zeit für die Vorbereitung von Dateien und das Schreiben von E-Mails aufwenden. Das spart sehr viel Zeit.“
The Nordic Word verwendet auch das Automatisierungs-Widget, mit dem Kunden Aufträge direkt über ihre Website buchen können. „Wenn ein neuer Kunde uns über unsere Website findet, wird er für seine erste Buchung häufig das Buchungsformular verwenden.“ Danach wenden sich Kunden jedoch in der Regel direkt an Richard. „Ich denke, unsere Kunden bevorzugen die persönliche Note.“
Reibungslose Zusammenarbeit
Mit Memsource konnte The Nordic Word auf einen größeren Pool von Übersetzern zugreifen, einschließlich derer, die noch nie in ein CAT-Tool investiert hatten. „Memsource ermöglicht es uns, Übersetzern eine Lizenz zur Verfügung zu stellen und ihr Know-how zu nutzen, was zuvor sehr schwierig gewesen wäre“, sagte Richard. Die kostenlose Bereitstellung des Tools für Übersetzer hat die Kapazität des Unternehmens gesteigert, sein Wachstum ermöglicht und sogar Übersetzer, die einem bestimmten CAT-Tool treu waren, dazu bewogen, Memsource auszuprobieren. „Nach anfänglicher Skepsis lernen Übersetzer die Vorteile und die ,Leichtigkeit’ der Plattform schnell schätzen“, sagt Richard.
„Die benutzerfreundlichen Anleitungen von Memsource und die kostenlosen Online-Tutorials sind fantastisch. Übersetzer, für die der Umgang mit CAT-Tools Neuland bedeutet, verfügen in der Regel nach ein paar Monaten über umfassende Kenntnisse, ohne dass unsererseits eine echte Schulung erforderlich ist.“
Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit der Memsource-Plattform stellte sich im vergangenen Herbst heraus, als bei Richards Vater eine unheilbare Krankheit diagnostiziert wurde. „Als im vergangenen Oktober klar wurde, dass mein Vater nicht mehr lange unter uns weilen würde, war mir bewusst, dass ich als der einzige Projektmanager von The Nordic Word vor der Wahl stand, das Geschäft entweder vorübergehend zu schließen, um Zeit mit ihm verbringen zu können, oder herauszufinden, wie ich die Skalierbarkeit von Memsource nutzen und versuchen kann, das Geschäft am Laufen zu halten“, so Richard.
Dank des engen Zusammenhalts des Teams von The Nordic Word wurde eine Lösung gefunden. „Zwei unserer fantastischen Übersetzer, Julie und Michelle, haben angeboten, freiberuflich als temporäre Projektmanager einzuspringen. Aufgrund der Skalierbarkeit von Memsource konnte ich schnell eine zusätzliche Projektmanagement-Lizenz erwerben, die Julie und Michelle gemeinsam nutzen konnten“, erklärt Richard.
Dank des Teamgeistes von The Nordic Word sowie der einfach zu erlernenden Funktionen für das Projektmanagement und der Skalierbarkeit von Memsource konnte Richard sich einen Monat Zeit nehmen, um mit seinem Vater zusammen zu sein, ohne sich nicht um das Geschäft sorgen zu müssen.
„Ich kann schwer in Worte fassen, wie wichtig es für mich war, dass das Geschäft in einer so schwierigen Zeit geöffnet blieb, und ich weiß, dass dies ohne Memsource unmöglich gewesen wäre“, betonte Richard.
Ein wachsendes Geschäft
Durch die Nutzung der Automatisierungsfunktionen und Kooperationsmöglichkeiten von Memsource konnte The Nordic Word ein beeindruckendes jährliches Geschäftswachstum erzielen und sich dennoch auf die Übersetzungsqualität und die Kundenzufriedenheit konzentrieren.
„Der vielleicht messbarste Vorteil ist unser Wachstum. Ich bin mir nicht sicher, ob wir ohne Memsource so stark hätten wachsen können (+31% im Vergleich zum Vorjahr im Jahr 2018, obwohl ich einen Monat pausiert habe).“
Darüber hinaus übernahm The Nordic Word im Februar 2019 die kleine dänische Übersetzungsagentur Oversætterne ApS. „Es ist ein großer Schritt in der Geschäftsentwicklung, ein anderes Unternehmen zu übernehmen, aber ich weiß, dass wir dank Memsource gut aufgestellt sind, um unsere neu gewonnenen Kunden und Dienstleister zu betreuen.“
Zuverlässiger Support
Neben den Vorteilen von Memsource als Tool betonte Richard auch seine Zufriedenheit mit dem Support von Memsource bei technischen und allgemeinen Fragen. „Sie sind eine Truppe freundlicher Leute in der Zusammenarbeit, die alle Übersetzungsunternehmen verstehen, egal ob groß oder klein.“
Digitalisierung annehmen
Die Diskussionen und Debatten über die Auswirkungen von Technologie auf traditionelle Übersetzungsprozesse dauern an. Während einige darin eine Kampfansage sehen, gibt es Leute wie Richard, die Entwicklungen wie maschinelle Übersetzung, Automatisierung und Digitalisierung als Chance sehen.
„Vielleicht haben wir sie vor Memsource als Bedrohung empfunden und um jeden Preis gemieden. Memsource hat uns eine Plattform zur Verfügung gestellt, auf der wir uns damit befassen und überlegen können, wie wir sie nachhaltig in unser Geschäftsmodell integrieren können, damit wir uns weiterentwickeln und mit dem arbeiten können, was für viele Geschäftsbereiche unumgänglich ist, nicht nur für Übersetzungen.“
